Hoe ontwikkel ik onderling feedback geven in mijn team?

Wordt er in jouw team weinig of geen feedback gegeven tijdens de teammeetings? En is de implicatie dat jij als manager daarvoor verantwoordelijk bent?

Voel jij je soms ook net een schooljuf tijdens de teammeetings? Teamleden verschijnen te laat op de meetings en afspraken worden niet nagekomen? En rust het niet-nakomen van deze afspraken op jouw schouders?

In dit artikel deel ik 3 tips hoe jij het geven van onderlinge feedback kunt ontwikkelen tijdens teammeetings. Dit zijn de tips die in de 15 jaar dat ik werkzaam ben als teamcoach, het meest succesvol zijn gebleken.

Je kunt de tips hieronder lezen, of bekijken in de video.

Bepaal overigens eerst of feedback geven belangrijk is voor het behalen van de teamdoelstellingen. Is het niet belangrijk, ontwikkel het dan vooral niet. Dat scheelt een hoop werk. Is het wel belangrijk, handel dan als volgt:

Tip 1: Stimuleer vrijheid in het uiten naar elkaar binnen jouw team

Het eerste wat je te doen staat, is alle feedbackregels uit het raam gooien. Er is al een doos met ongeschreven regels binnen jouw team, waardoor geen feedback wordt gegeven. En daar wil je niet nog meer regels aan toevoegen.

Stimuleer het geven van feedback door zelfs slechte feedback toe te staan. Stimuleer zelfs kritiek. Voor de feedbackregel-fetisjisten onder ons is dit een grote zonde, maar het is essentieel om uit het zwijgen en opkroppen te breken.

Ja, dit gaat de boel flink opschudden. Maar wat jouw organisatie nodig heeft is dat teams waarin iedereen zich vrij voelt om zichzelf te zijn. Jouw organisatie is niet gebaat bij keurige, saaie, veel reactieve teams die zich heel netjes aan de regels houden. Feedback geven – ja, soms zelfs kritiek geven – in jouw team is welkom. Het corrigerend vermogen in jouw team, wordt later ontwikkeld. Dat is fase 2 en van latere zorg. Het gaat er eerst om dat mensen zich vrij voelen om elkaar aan te spreken indien het teambelang niet gediend wordt.

Beter nu wat reuring in de tent, dan een team dat muisstil is. Dit betekent voor jou dat het omgaan met spanning en het omgaan met diversiteit een cruciale competentie is in het verder ontwikkelen van jouw team.

Tip 2: Achterhaal welke cultuurregels gelden binnen jouw team, waardoor er weinig tot geen feedback wordt gegeven

Schrijf deze regels eens op. Veel gehoorde regels in teams zijn o.a.:

• Hij of zij is nu eenmaal zo;
• Het is hier zo onveilig;
• Mijn leidinggevende is verantwoordelijk voor het corrigeren van teamleden. Dat staat niet in mijn functieomschrijving;
• Als jij niet aan mij komt, dan kom ik ook niet aan jou;
• Feedback en kritiek wordt hier gezien als een persoonlijke aanval. Door elkaar niet aan te spreken is het hier veilig en dat willen graag zo houden;
• Feedback is kritiek en kritiek is niet respectvol.

Maak vervolgens een lijst met jouw team die de voordelen benoemt indien er wél feedback wordt gegeven in het team. Deze lijst mag zo lang mogelijk zijn. Kies daarna samen de belangrijkste voordelen uit. Hang deze in de ruimte, naast de lijst met redenen waarom er geen feedback wordt gegeven.

Wat vindt het team: zijn de regels om wel feedback te geven sterker dan de regels om het niet te doen?

Zo ja, dan heb je de belangrijkste redenen te pakken. Zo nee, dan heb je de belangrijkste redenen om wél feedback te geven nog niet te pakken.

Ga dan terug naar de belangrijkste vraag: wat zijn de voordelen zodra we wel feedback gaan geven in het team? Ga net zo lang door, tot je ze echt te pakken hebt.

Print de drie belangrijkste regels uit en verspreidt ze onder de teamleden. Gebruik deze regels tijdens iedere teammeeting, gedurende een half jaar.

Tip 3: Stimuleer tijdens de teammeetings het geven van onderlinge feedback

Dit kun je doen door vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld:

“Als jullie dit zo aanhoren van jullie collega, wat vinden jullie daar nu eigenlijk van?”

Of bij te laat binnenkomen van een of enkele leden van het team:

“Hoe is het voor de op-tijd-komers dat jullie moeten wachten op de te-laat-komers?”

En zodra er kritisch wordt gesproken over een teamlid, maar er wordt naar jou gekeken, vraag dan of de persoon dit rechtstreeks aan zijn of haar collega wil vertellen.

Het ontwikkelen van het geven van feedback in jouw team, vraagt om een commitment van jou als leidinggevende. Het is een proces dat in het begin langzaam en soms stroperig verloopt. Blijf jij consistent in het toepassen van deze 3 tips, dan is het onvermijdelijk dat feedback geven ontwikkeld wordt in jouw team.

Ken jij ook managers die het lastig vinden in het ontwikkelen van feedback binnen hun team? Deel dit artikel vooral. En laat mij weten welke regels het voor jouw team lastig maken feedback te geven. Ik ben erg benieuwd wat je met mijn tips gaat doen!